Metryczka biurokraty

Od środy 7 marca wszystkie urzędy mają obowiązek prowadzenia metryki dokumentacyjnej do każdej sprawy administracyjnej. Kłopot w tym, że Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji nie przekazało do urzędów rozporządzeń wykonawczych, które wprowadzają wzór i sposób prowadzenia nowych metryczek urzędowych. Koszt nowego rozporządzenia mają ponieść samorządy.

Ustawa, która nakazuje organom administracji do akt spraw obowiązkowo dołączać tzw. metryczki, wskazującej, kto nad danym rozstrzygnięciem pracował i kogo obarczyć ewentualną odpowiedzialnością za błędną decyzję w przypadku, gdy sąd stwierdzi rażące naruszenie prawa. Metryczki mają być instrumentem dyscyplinującym urzędników.  Do urzędów nie trafiły jednak wzory nowych metryczek.

– W Gdańsku obowiązuje w magistracie ponad tysiąc sto procedur. Przejście na system elektroniczny obiegu dokumentów jest niezwykle kosztowne. Należy nie tylko zaopatrzyć się w odpowiedni system, ale też zakupić dodatkowy sprzęt. Dygitalizacja jest zatem bardzo kosztowna i czasochłonna. Trzeba bowiem, mówiąc kolokwialnie, przerzucić sterty tradycyjnych dokumentów na formę elektroniczną. Zarządzenie ministerialne wygląda ładnie, ale zasady obiegu kancelaryjnego mówią, że dokumenty muszą być całkowicie w obiegu elektronicznym lub całkowicie w tradycyjnym, czyli papierowym. Zatem czekamy na wzór tradycyjnej metryczki, na której urzędnicy będą nanosili swoje adnotacje co z danym dokumentem się działo – relacjonuje nam Michał Piotrowski z Biura prasowego gdańskiego Urzędu Miasta.  

Nowe rozporządzenie dopuszcza prowadzenie metryki zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Z kolei urzędnicy sopockiego magistratu nie obawiają się zmian.

- Obieg dokumentów odbywa się w oparciu o rzeczowy wykaz akt. Dokuemnt otrzymuje swoją sygnaturę, jest skanowany i wprowadzony do obiegu elektronicznego. W sopockim urzędzie obowiązuje bowiem elektroniczny obieg dokumentów – mówi Anna Dyksińska, z biura prasowego sopockiego magistratu. 

Zatem Sopot dzięki wprowadzonemu systemowi elektronicznego obiegu dokumentów, jest w pełni przygotowane na wejście w życie nowych przepisów. Mimo to urzędnicy są zgodni - przepis ustawy „metryczkowej” mimo, że właśnie wszedł w życie jest de facto martwy, ponieważ wciąż brakuje przepisów wykonawczych a w szczególności formy takiej metryczki czy spraw i czynności, które będą obowiązkowo podlegały wpisowi do metryczki. Minister Michał Boni musi teraz wyda odpowiednie rozporządzenie, które sprecyzuje urzędnicze obowiązki wynikające z nowej ustawy.    

A wydawało się, że MAiC czyni słusznie wprowadzając metryczkową regulację, która miała zapewnić przejrzystość akt spraw, a mieszkańcom, przychodzącym do urzędu -  zrozumieć skąd bierze się urzędnicza opieszałość lub przedłużanie postępowania. Zgodnie ze zmianami, metryka sprawy wraz z dokumentami, do których odsyła ma stanowić obowiązkową część akt sprawy. W jej treści widoczne będą osoby, które uczestniczyły w postępowaniu, czynności jakie wykonały oraz data i czas realizacji tych czynności. Jednak urzędnicy nadal zmagać się będą, w wraz z nimi petenci z zagmatwaną procedurą, z dziesiątkami wniosków wewnętrznych. Metryczka, czyli kolejny dokument, wypełniany na każdym etapie postępowania z pewnością na szybkość prowadzenia postępowania nie wpłynie. 
ASG