Kontrola ECS - ujawniamy szczegóły!

Dotarliśmy do pełnego dokumentu kontroli Europejskiego Centrum Solidarności przez Urząd Miejski w Gdańsku.

Wyniki kontroli już od kilku dni budzą kontrowersje. Okazało się bowiem, że uchybienia dotyczyły umów na łączną kwotę 9,3 mln zł. Pojawiło się też wiele uchybień proceduralnych. Teraz sprawą zajmuje się rzecznik dyscypliny finansowej przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Gdańsku.

Pełna treść dokumentu:

"Sprawa: wystąpienie pokontrolne

    Pracownicy Urzędu Miejskiego w Gdańsku przeprowadzili kontrolę w okresie od 06.10.2010 r. do 26.11.2010 r. (z przerwami), na podstawie § 4 Instrukcji w sprawie postępowania kontrolnego, stanowiącej Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Gdańska Nr 1075/06 z dnia 19 września 2006 r., w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli w komórkach organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Gdańsku, jednostkach organizacyjnych i podmiotach gospodarczych z udziałem Miasta oraz miejskich służb, inspekcji i straży (z późn. zm.) w zakresie:

    prawidłowości przeprowadzonych postępowań o zamówienia publiczne udzielone w związku z obchodami 30-tej rocznicy utworzenia „Solidarności”,
    wykorzystania dotacji celowej przyznanej Europejskiemu Centrum Solidarności ze środków rezerw budżetu państwa w wysokości jedenastu milionów złotych na działania związane z obchodami 30-tej rocznicy utworzenia „Solidarności”.

Wyniki kontroli zostały ujęte w protokole podpisanym przez obie strony w dniu 09.12.2010 r., którego jeden egzemplarz pozostawiono w jednostce.

Z ustaleń kontroli, po zapoznaniu się z wyjaśnieniami kontrolowanego wynika, że część zadań była wykonywana niewłaściwie.


Ustalone nieprawidłowości w poszczególnych obszarach kontrolowanych przedstawiono poniżej:


A-    Kontrola zamówień publicznych

1.    „Produkcja artystyczna i koordynacja widowiska według scenariusza i w reżyserii Roberta Wilsona.” (sygn. ECS/DZP/261/56/10/AL.):
- zamówienie udzielono z naruszeniem przepisu art. 67 ust. 1 pkt 1b ustawy Prawo zamówień publicznych (brak podstaw do udzielenia zamówienia z wolnej ręki- rozdz. II, pkt 1 protokołu kontroli);
- naruszenie art. 24 ust. 1 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (brak dokumentów wymaganych ustawą Pzp i rozporządzeniem dla wszystkich osób, które w imieniu wykonawcy podpisały umowę- rozdz. II, pkt 1 protokołu kontroli);
2.    Produkcja artystyczna i koordynacja widowiska według scenariusza i w reżyserii Roberta Wilsona (sygn. ECS/DZP/261/46/10/JR):
- zamówienie udzielono z naruszeniem przepisu art. 5 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (brak podstaw do udzielenia zamówienia z wolnej ręki- rozdz. II, pkt 2 protokołu kontroli);
- naruszenie art. 67 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (powiadomienie Prezesa UZP po terminie- rozdz. II, pkt 2 protokołu kontroli);
- naruszenie art. 26 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz §2 ust. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U z 2009r, Nr 226, poz. 1817) (brak konsekwencji Zamawiającego w zakresie wymogu złożenia dokumentów- rozdz. II, pkt 2 protokołu kontroli);
- naruszenie art. 68 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (wymagane od wykonawcy dokumenty zostały dostarczone po zawarciu umowy- rozdz. II, pkt 2 protokołu kontroli);
3.     „Świadczenie usług hotelowych” (sygn. ECS/ZP/408/2009):
- naruszenia art. 68 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (zaproszenie do negocjacji nie zawierało informacji dot. zakresu i wielkości zamawianej usługi- rozdz. II, pkt 3 protokołu kontroli);
4.    Usługa hotelowa dla artystów i twórców biorących udział w widowisku „Solidarność. Twój Anioł Wolność ma na imię.” (sygn. ECS/DZP/261/58/10/JR):
- zamówienie udzielono z naruszeniem przepisu art. 5 ust. 1a ustawy Prawo zamówień publicznych (brak podstaw do udzielenia zamówienia z wolnej ręki- rozdz. II, pkt 4 protokołu kontroli);
- naruszenia art. 68 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (zaproszenie do negocjacji nie zawierało informacji dot. zakresu i wielkości zamawianej usługi- rozdz. II, pkt 4 protokołu kontroli);
5.     „Realizacja autorskiego projektu filmowego pt. Portret Lecha Wałęsy.” (sygn. ECS/DZP/261/53/10/AL):
- naruszenie art. 26 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz §2 ust. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U z 2009r, Nr 226, poz. 1817) (dostarczone przez wykonawcę dokumenty są nieaktualne oraz nie zostały przetłumaczone na język polski; zamawiający nie wezwał wykonawcy do ich uzupełnienia- rozdz. II, pkt 5 protokołu kontroli);
6.    Realizacja widowiska muzycznego pt. „Strajk”. (sygn. ECS/DZP/261/47/10/JR):
- zamówienie udzielono z naruszeniem przepisu art. 5 ust. 1a ustawy Prawo zamówień publicznych (brak podstaw do udzielenia zamówienia z wolnej ręki- rozdz. II, pkt 6 protokołu kontroli);
- naruszenie art. 67 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (powiadomienie Prezesa UZP po terminie- rozdz. II, pkt 6 protokołu kontroli);
7.    „Druk materiałów promocyjnych wraz z dostawą.” (sygn. ECS/DZP/261/59/10/AL):
- naruszenie art. 68 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (zaproszenie do negocjacji nie zawierało informacji dot. zakresu i wielkości zamawianej usługi- rozdz. II, pkt 9 protokołu kontroli);
8.     „Druk materiałów promocyjnych wraz z dostawą.” (sygn. ECS/DZP/261/63/10/JR):
- naruszenie art. 68 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (zaproszenie do negocjacji nie zawierało informacji dot. zakresu i wielkości zamawianej usługi- rozdz. II, pkt 10 protokołu kontroli);
9.    Kompleksowa obsługa biletów lotniczych dla Europejskiego Centrum Solidarności. (sygn. ECS/ZP/253/2009):
- naruszenie art. 87 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (zamawiający nie skorzystał z możliwości wyjaśnienia treści oferty przed jej odrzuceniem- rozdz. II, pkt 13 protokołu kontroli);
10.    Produkcja materiału filmowego na potrzeby widowiska Roberta Wilsona z okazji 30.rocznicy narodzin Solidarności (sygn. ECS/DZP/261/55/10/AL.):
- zamówienie udzielono z naruszeniem przepisu art. 67 ust. 1 pkt 1b ustawy Prawo zamówień publicznych (brak podstaw do udzielenia zamówienia z wolnej ręki- rozdz. II, pkt 14 protokołu kontroli).


W celu uniknięcia powstawania w przyszłości wykazanych nieprawidłowości należy:

1.    Bezwzględnie przestrzegać przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych,

2.    Przeszkolić pracowników Zamawiającego z zakresu stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem:
a)    starannego przygotowywania opisu przedmiotu zamówienia i materiałów niezbędnych do wszczęcia postępowania (np. dokumentów ustalających wartość szacunkową zamówienia );
b)    precyzyjnego stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczących m.in. wartości szacunkowej zamówienia i kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia oraz wykluczenia wykonawcy i odrzucenia oferty, z uwagi, że nie są to pojęcia tożsame;
c)    stosowania trybu zamówienia z wolnej ręki, także w oparciu o art. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych;
d)    wyznaczania terminów składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego wykonawcy na przygotowanie i złożenie oferty,

3.    Ujednolicić wzór wniosku o zakup towarów i usług i prawidłowo go wypełniać,

4.    Czytelnie dokonywać poprawek w treści dokumentów, oznaczając datę ich sporządzenia,

5.    W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych bezwzględnie stosować przepisy Kodeksu Cywilnego (np. w zakresie obliczania terminów),

6.    Ujednolicić sposób udzielania uprawnień do reprezentacji Zamawiającego i zatwierdzania dokumentów w sprawach dot. zamówień publicznych.



B i C- Kontrola merytoryczna i finansowa

1.    Wadliwy system i sposób rejestracji umów (na większości umów dostarczonych kontrolującym nie widniały pieczątki potwierdzające datę wpływu umowy do wydziału finansowo-księgowego, mimo, że termin ich realizacji upłynął i zostały przekazane środki za zrealizowane zadanie, a na tych, na których były pieczątki, data wpływu przypadała na czas trwania kontroli, mimo wcześniejszej realizacji zadania i rozliczenia całościowego; ponadto z przystawionych pieczątek nie wynika, że umowa wpłynęła do wydziału finansowo-księgowego, ale do ECS),

2.    Zbyt późne podjęcie części działań związanych z realizacją przedsięwzięcia, co spowodowało wprowadzenie znaczących zmian sposobu realizacji i ostatecznego kształtu przedsięwzięcia w fazie bezpośrednio je poprzedzającej i w trakcie jego realizacji (konieczność wykonania dodatkowych prac przygotowawczych, zmiany scenariusza),

3.    Brak dostatecznej dbałości w niektórych przypadkach o poprawność opisów zamieszczanych przez pracowników na fakturach i wnioskach o zakup towarów i usług,

4.    Zawarcie w sposób wadliwy pod względem formalno-prawnym i niewłaściwe zrealizowanie części umów związanych z realizacją przedsięwzięcia,

5.    W kilku przypadkach wydatkowanie środków niezgodnie z zapisami umów,

6.    Brak dostatecznego nadzoru nad całością przedsięwzięcia,

7.    Nie przestrzeganie w niektórych przypadkach zapisów zawartych w „Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w ECS”, wprowadzonej Zarządzeniem Nr 3/2007 Dyrektora ECS w dniu 12.11.2007 r. (z późn. zm.),

8.    Niestosowanie zapisów zawartych w „Instrukcji określającej zasady i tryb dokonywania zakupów- wydatkowania środków pieniężnych w ECS” wprowadzonej Zarządzeniem Nr 4/2007 Dyrektora ECS z dnia 12.11.2007 r.,

9.    Niestosowanie w niektórych przypadkach uregulowań zawartych w Instrukcji Kancelaryjnej oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt wprowadzonej Zarządzeniem Nr 3/2010 Dyrektora ECS z dnia 08.03.2010 r.,

10.    Nieprzestrzeganie w niektórych przypadkach zapisów zawartych w „Instrukcji kasowej w ECS” wprowadzonej Zarządzeniem Nr 5/2007 Dyrektora ECS w dniu 12.11.2007 r. (z późn. zm.),

11.    Nieterminowe regulowanie zobowiązań ECS.


W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, ujętych w części B i C protokołu kontroli oraz zapobieżeniu ich powstawania należy:

1.    Wprowadzać umowy do rejestru bezpośrednio po ich podpisaniu, wprowadzić rozróżnienie potwierdzenia daty wpływu dokumentów do instytucji i do wydziału finansowo-księgowego (rozdział B I pkt. 1, 20, 28, 29.),
2.    Zawierać umowy w sposób precyzyjny, tak aby ich zapisy jednoznacznie i zgodnie z intencją stron określały wzajemne prawa i obowiązki. Odnośnie umów już zrealizowanych i niespełniających powyższego wymogu, wyszczególnionych w protokole kontroli, które ze względu na wartość zamówienia nie podlegają przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych, jeżeli jak twierdzi ECS wolą stron było, aby koszty zakupu materiałów ponosił zamawiający, a nie jak zapisano w umowie wykonawca, należy w tym zakresie zawrzeć jednoznaczne porozumienie pisemne, z którego będzie wynikało, ze koszty zakupu materiałów obciążają zamawiającego. Jeżeli takiego porozumienia się nie zawrze, zapłata taka jest bezpodstawna i zamawiający powinien wystąpić o zwrot zapłaconej z tego tytułu należności (rozdział B I pkt. 13, 14, 17),

3.    Zawierać i realizować umowy w sposób prawidłowy pod względem formalno-prawnym (rozdział B I pkt. 12),

4.    Wystąpić o zwrot należności poniesionych niezgodnie z zapisami umów (rozdział B I pkt. 6,17),
5.    Przestrzegać zapisów zawartych w „Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w ECS” (Instrukcja), wprowadzonej Zarządzeniem Nr 3/2007 Dyrektora ECS w dniu 12.11.2007 r. (z późn. zm.), a w szczególności:

a)    dekretować dowody księgowe po przeprowadzeniu kontroli wymaganej zgodnie z powyższą Instrukcją (rozdział II pkt 4.1, 4.12 protokołu kontroli),
b)    wpisywać datę dokonania klasyfikacji wydatków strukturalnych zgodnie z rozdziałem IV, pkt 5.6) (rozdział II pkt 4.4 protokołu kontroli),
c)    nie używać korektora oraz nie przeprawiać cyfr. Błędne zapisy w dokumentach księgowych poprawiać zgodnie z wymogami określonymi w rozdziale II, str. 4 Instrukcji, w której określono, iż „błędy w dowodach poprawia się poprzez skreślenie błędnej treści i wpisanie treści prawidłowej. Poprawki dokonuje się w taki sposób aby można było odczytać treść pierwotną. Poprawkę należy zaopatrzyć w datę i podpis osoby dokonującej poprawki” (rozdział II pkt 4.6 protokołu kontroli),
d)    wypłacać zaliczki zgodnie z rozdziałem III- str. 14 Instrukcji, tj. przed dokonaniem zakupu materiałów lub usług (rozdział II pkt 4.9 protokołu kontroli),
e)    dokonywać kontroli merytorycznej zgodnie z zapisami zawartymi w rozdziale IV, pkt 5.2) w/w Instrukcji (rozdział II pkt 4.12 protokołu kontroli),
f)    poddawać procedurom kontroli wewnętrznej rachunki do umowy o dzieło podpisane przez wykonawcę (rozdział II pkt 4.8 protokołu kontroli).

6.    Stosować zapisy zawarte w „Instrukcji określającej zasady i tryb dokonywania zakupów- wydatkowania środków pieniężnych w ECS” wprowadzonej Zarządzeniem Nr 4/2007 Dyrektora ECS z dnia 12.11.2007 r., tj. potwierdzać fakt odebrania usługi bądź dokonania zakupu towaru przez stwierdzenie, iż:

    „usługa została wykonana zgodnie z zamówieniem” lub
    „towar kompletny został dostarczony/odebrany”
 
wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za jej odebranie lub dokonanie zakupu, co jest wymagane  zgodnie z zapisami zawartymi w części „Etap III. Faktyczna realizacja wydatku pkt 2. Realizacja zakupu” w/w instrukcji (rozdział II pkt 4.2 protokołu kontroli).

5.    Rejestrować korespondencję wpływająca do ECS zgodnie z treścią działu IV „Odbiór korespondencji” ust. 3 i V „Przeglądanie korespondencji oraz przekazywanie właściwym merytorycznie pracownikom” ust.1, Instrukcji Kancelaryjnej oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt wprowadzonej Zarządzeniem Nr 3/2010 Dyrektora ECS z dnia 08.03.2010 r. (rozdział II pkt 4.3, 4.11 protokołu kontroli).

6.    Klasyfikować wydatki strukturalne na podstawie oryginału upoważnienia (rozdział II pkt 4.5 protokołu kontroli).

7.    Dokonywać potwierdzenia odbioru wykonania umowy zlecenia/dzieła przez złożenie podpisu wraz z datą przez osobę posiadającą stosowne upoważnienie (rozdział II pkt 4.7 protokołu kontroli).

8.    Zatwierdzać do wypłaty dowody kasowe zgodnie z § 9 ust. 5 Instrukcji kasowej, w której określono, iż „przed wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wypłaty. Dowody kasowe, które nie są podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji” (rozdział II pkt 4.16 protokołu kontroli).

9.    Dokonywać protokolarnego odbioru dzieła/usług zgodnie z treścią zawartych umów (rozdział II pkt 4.18 protokołu kontroli).

10.    Regulować terminowo zobowiązania ECS zgodnie z treścią zawartych umów lub zgodnie z terminami zapłaty określonymi w fakturach i rachunkach (rozdział II pkt 5 protokołu kontroli).


Jednocześnie proszę o wyeliminowanie wszystkich pozostałych nieprawidłowości i uchybień wyszczególnionych w protokole kontroli.


Sprawozdanie o podjętych działaniach należy przesłać do Biura Kontroli Urzędu Miejskiego w Gdańsku w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego."

AdD